閉所作業許可記録がExcelのまま

閉所作業許可記録がExcelのままとは

閉所作業許可記録がExcelのままとは、工場・プラント・設備保全などで、タンク・ピット等の閉所作業許可の申請・承認・実施・完了がExcel・紙・個人メモに散在し、点検・監査のたびに手更新が常態化している状態です。

危険物訓練や漏洩訓練記録のExcel依存と隣接します。本ページは閉所作業許可記録の台帳管理に焦点を当てます。

Excelのまま残る三つの理由

閉所作業許可が表計算依存になる原因は、大きく三つに分けられます。

• キー未定義：許可ID・対象箇所・実施日・拠点と報告版の紐づけが口頭や個人ルール。
• 定義の曖昧さ：申請中／許可済／作業中／完了／取消の扱いが現場と本部で違う。
• 改訂タイミングのズレ：現場記入・本部集約・監査提出の「正」とする時点が文書化されていない。

新しい許可管理アプリを入れても、キーと版定義が無ければ手更新は残りやすいです。

sento.groupの解き方

全許可一括ではなく、監査・問い合わせが多い区分から設計します。

• 許可ID・対象箇所・実施日・拠点のキーと報告版の突合
• 申請中／許可済／作業中／完了／取消の定義表
• 現場→台帳改訂→監査提出への引き渡し項目
• 差分理由の最小ログ
• 「毎回監査前に慌てる」区分の棚卸し

すべてをリアルタイム同期にする必要はありません。監査・問い合わせコストが高い区分から始めます。

「許可表をクラウド化する」だけでは足りない

置き場所が変わっても、キーと版の正が無ければ現場側の再突合は消えません。

閉所作業許可記録はツール選定より、「何を1許可・1版とし、いつ確定し、どれを正とするか」の合意が先です。

相談の入口

「この閉所区分の許可記録、毎回監査前にExcelを慌てて直している」例から相談できます。