RPAとは？できること・できないことと、向く業務の見分け方

RPAとは何か

RPAは、人がマウスとキーボードで行っている操作を、あらかじめ書いた手順（シナリオ）どおりに繰り返すソフトウエアです。工場の腕のロボットではなく、パソコンの中で動くロボットです。

説明用の仮想例です。毎月1日に、販売管理の画面を開き、先月の期間を入れて検索し、件数を月末のExcelへ写す作業があるとします。ログイン、期間の入力、検索、件数のコピー、Excelの同じセルへの貼り付けまでが、毎回同じなら、RPAに渡せます。金額を見て承認するか決める、は人に残します。

総務省の説明では、表計算ソフトやメール、基幹システムなど、複数のアプリケーションをまたぐ操作を自動化するとされています。画面のボタンを押す、文字を入れる、ファイルを保存する、決まった時刻に起動する、が中心です。

• 毎日やっている転記作業を1つ、手順ごとに書いて送り、RPAで足りるか聞く → 使っている画面の名前と、1回にかかるおおよその分が分かれば、3つの問いから見ます

できること

RPAが代われるのは、手順が書けて、入力の形が決まっている作業です。よく渡すのは次の3種類です。

• 画面の操作：ログイン、メニューのクリック、期間の指定、検索、保存。人が見ている画面と同じ順で押します。
• 転記：画面の数字をExcelの決まった列へ写す、メール本文の注文番号を販売管理の欄へ入れる。写す元と先が毎回同じです。
• 定型のファイル処理：決まったフォルダのCSVを開き、決まった列だけを残して保存する。ファイル名の日付の位置が決まっています。

決まった時刻に動かすこともできます。人が起動ボタンを押して隣で待つ形と、朝7時に勝手に動く形があります。どちらでも、動いた結果（成功したか、何件処理したか、どこで止まったか）を同じ場所に残します。

紙の手書きや、画像の中の文字は、RPA単体では読めません。読む必要があるときは、文字をデータにする別の手段を前に置き、RPAはそのあとの転記だけを受け持ちます。

できないこと

手順に書けないことと、目印の画面がよく変わることは、RPAに向いていません。

• 判断が要る作業：クレームの文面を読んで返す、契約の条項を見て通すか止める、例外の理由をその場で決める。分岐を全部先に書けない作業です。
• 画面が頻繁に変わる作業：ボタン名や画面の階層が月に何度も変わるSaaS、作りかけの社内画面。覚えた目印が見つからず、途中で止まります。
• 例外が多い作業：100件のうち30件が毎回違う直し方になる転記。止まるたびに人が横に付くと、手でやった方が早くなります。

1件あたりの速さでも、熟練の担当者より遅いことがあります。RPAの強みは、同じ処理を何度も休まず続けることです。件数が少ない、または毎回中身が違う作業は、渡す対象から外します。

止まって手作業に戻る失敗の型と、直す人の決め方は、RPA導入が失敗する原因の記事に分けて書いています。この記事では、入れる前の見分け方を扱います。

• RPA導入が失敗する原因 → 画面の名前が変わって止まる地点と、直す人の残し方

マクロ・GAS・API連携との違い

自動化の手段はRPAだけではありません。作業がどの画面とどのファイルのあいだで起きているかで、先に見る手段が変わります。

• Excelの中だけで、同じ列の集計や整形を繰り返している：マクロ（VBA）で足ります。Excelに付いている機能です。
• Googleのスプレッドシートとメール、カレンダーのあいだ：GASで足ることが多いです。
• 2つのSaaSに、データを渡す窓口（API）がある：画面を叩かず、窓口の決まりで渡せます。ボタン名の変更では止まりません。
• 窓口が無く、人が見ている画面しか口が無い：RPAの候補になります。

手段の優劣ではなく、作業の置き場で選びます。Excelの中の集計をRPAで画面操作すると、セルの位置がずれただけで止まります。窓口があるのに画面を叩くと、保守の場所が増えます。

API連携の窓口の確認と、GASで足る転記の切り分けは、それぞれの記事に書いています。

• API連携とは →
• GAS・定型業務自動化 →

向く業務を見分ける3つの問い

自動化したい、と言われた作業に、次の3つを書きます。3つとも「はい」に近いほど、RPAの候補です。1つでも大きく外れるなら、先に手順を揃えるか、別の手段を見ます。

• 毎回同じ手順か：先週の5件を思い出し、押した画面とボタンの順が同じか。1件ごとに順が違うなら、まだ書けません。
• 入力の形が決まっているか：日付は「2026/09/01」のように同じ桁か、顧客名の列は毎回同じ位置か。空欄や表記ゆれが多い入力は、先に形を揃えます。
• 画面が月に何回変わるか：先月、ボタン名やメニューの位置は何回変わったか。月に2回以上変わる画面は、直す手間が先に膨らみます。

説明用の仮想例です。月末の件数転記は、手順が同じ、写す列が決まっている、販売管理の画面が年に1回しか変わらない、なら候補です。問い合わせメールの一次返信は、文面の判断が毎回違い、3つの問いの1つ目で外れます。

3つの答えを、業務名の横に一行で残します。あとから「なぜRPAにしたか」を説明する材料になります。

• 3つの問いの答えを書いて、向くか聞いてもらう → 業務名、毎回同じか、入力の形、先月の画面変更の回数

始め方

ツールを買う前に、1つの作業だけを材料にします。書く、測る、直す人を決める、の順です。

• 手順を画面ごとに書き出す：開く画面、押すボタン、入れる値、保存する場所を、画面の名前で1行ずつ書く。頭の中の「いつもの流れ」ではなく、先週やった1件を辿ります。
• 回数と時間を測る：その作業が週に何回あるか、1回何分かかったかを、時計で測る。記憶の「半日」は使いません。
• 止まったときに直す人を決める：ロボットがボタンを見失ったとき、誰が当日中に見るか、当日直せないときの手作業は何かを、動かす前に書く。

最初の1作業をどれにするか決まらないときは、TOC分析 5万円（2時間） で、詰まっている作業を1つに絞れます。毎日の転記が複数あるときは、3つの問いの点数が高く、週の回数が多い行から始めます。

継続してロボットを増やす支援は、範囲と体制で変わるため個別にお見積りします（概算です。詳細はお見積りで）。

向く／向かないの判定を、担当者の頭から会社の台帳へ移す

3つの問いの答えと、人に残す判断の条件が、担当者のメモとチャットにしか無いと、次の転記を自動化するたびに同じ議論を最初からやります。

業務名、3つの問いの答え、人に残す判断（例：10万円超は上長に回す）、直す人の名前、最後に測った回数と時間を、共有フォルダの同じ表の1行にします。次の作業を見るときは、その表を開いて同じ3問を書きます。

AIに「この転記を自動化してよいか」と聞くときも、個人の会話ではなく、その行を渡します。判定の理由が会社の台帳に残ります。

• プロセスマイニングとは → 画面操作の前後で、実際の流れがログに残っているかを見る
• 業務の標準化とは → 毎回同じ手順になっていない作業は、先に揃え方を見る