プロセスマイニングとは？ログから実際の流れを見る方法

プロセスマイニングとは何か

プロセスマイニングは、誰がいつ、どの作業をしたかの記録を集め、実際に仕事がどう進んだかを図にする技術です。一般社団法人プロセスマイニング協会は、業務データから実際の作業の流れを見える化し、効率化や問題解決の手がかりを見つける技術だと説明しています。

説明用の仮想例です。受注の案件A-01は、受付のあと確認に行き、差し戻されてもう一度確認し、完了しています。案件A-02は、受付、確認、完了と真っ直ぐ進んでいます。この2件がログに残っていれば、多い経路と、差し戻しの経路が同じ図に出ます。担当者に「普通は真っ直ぐです」と聞いただけでは、差し戻しの件数は出ません。

2011年のIEEEのプロセスマイニング宣言では、使い方を3つに分けています。記録だけから流れを描く発見、決めた手順と実際のずれを見る適合、待ち時間などの情報を重ねて図を足す強化です。最初にやるのは、多くの場合が発見です。

• 使っているシステムから出せるCSVの列名を送って、流れが描けるか聞く → 案件を識別する列、作業名の列、日時の列があるかが分かれば始められます

仕組み：イベントログの3つの列

流れを描くために必要な列は3つです。案件ID、作業名、日時です。1行が「ある案件で、ある作業が、その時刻に起きた」ことを表します。

• 案件ID：同じ仕事のまとまりにつける番号。受注番号、問い合わせ番号、申請番号など。途中で変わらない番号を使います。
• 作業名：何が起きたか。受付、確認、差し戻し、完了のように、社内で同じ呼び方に揃えます。「確認する」「確認済」が混ざると、別の作業に見えます。
• 日時：その作業が起きた時刻。日付だけでなく時刻まであると、待ち時間が測れます。タイムゾーンは1つに揃えます。

プロセスマイニングの研究者ウィル・ファン・デル・アールスト氏の教材でも、CSVにするならこの3列が最小だと説明されています。担当者名、金額、商品名は、あとから足せる任意の列です。最初の図には要りません。

同じ案件IDの行を日時順に並べると、その案件が辿った経路になります。全案件の経路を重ねると、太い線（多い経路）と細い線（例外）が出ます。

業務フロー図や聞き取りとの違い

業務フロー図は、先週の一件を辿って人が描く図です。業務の棚卸しは、仕事の一覧を行に書く作業です。プロセスマイニングは、システムに残った記録から経路を描きます。材料が違います。

• 業務フロー図：誰が、どの順で、どの情報を使うかを一枚に描く。記号と担当の帯で、受け渡しが見えます。理想の流れを描いてしまうことがあります。
• 業務の棚卸し：仕事の名前、頻度、担当、使う情報を表にする。どの仕事があるかは分かりますが、1件ごとの寄り道は出ません。
• プロセスマイニング：残った記録の全部から、実際に起きた経路と件数を出す。聞いていない例外も、ログにあれば出ます。

聞き取りの図は、残っていない判断や電話の確認を描けます。ログの図は、画面に残った操作しか描けません。両方を並べると、「図にはあるのにログに無い作業」が、穴か、残っていない手作業か、が見えます。

• 業務フロー図の書き方 →
• 業務の棚卸しのやり方 →

わかること

3列が揃うと、次のものが見えます。ツールの画面の名前は製品ごとに違いますが、見ている中身は同じです。

• 手戻り：確認のあと差し戻しに戻り、もう一度確認している経路。何件が何回戻ったか。
• 待ち時間：受付の日時と確認の日時の差。特定の作業の前で、日をまたいで止まっている件数。
• 例外の多い経路：許可の前に支払いが終わっている、など、決めた順と違う並び。

件数の多い経路だけを残すと、担当者が「普通はこうです」と話す流れに近くなります。件数の少ない経路を足すと、例外の種類と件数が数字で出ます。どちらを先に見るかは、知りたいことに合わせます。手戻りを減らしたいなら、戻りの矢印が付く作業から見ます。

ログに残っていない作業は、見えません。倉庫への電話、紙の押印、個人のチャットでの催促は、穴になります。穴があることを図の注記に書きます。

• 今見えている経路と、残っていない作業を書いて相談する → 使っているシステムの名前と、出せそうな列名があれば足ります

使える前提と、穴になる場所

プロセスマイニングは、記録が残っているシステムに対して使えます。残っていない場所を先に知っておくと、図を過信しません。

• ログが残るシステム：受注、申請、問い合わせ、請求のように、案件番号と状態の変更日時があるもの。
• 穴になりやすい場所：Excelの個人ファイル、紙の工程、電話、チャット。誰がいつ何をしたかの行が残りません。
• 列の意味が揃っていない：同じ作業が画面ごとに別名、日時が更新日時と作成日時で混在。並べても経路が壊れます。

データの汚れ（日付の揺れ、空欄、重複）が多いと、図が歪みます。直す範囲は、描きたい流れに使う3列だけに絞ります。全部をきれいにしてから始める必要はありません。

複数のシステムに案件番号が別々にあるときは、同じ案件だと見分けられる対応表が要ります。無いときは、1つのシステムの中だけで描きます。

• データクレンジングとは → 3列の日付の揺れと空欄を、先に直すとき

ツールを入れる前に、Excelで試す

製品を契約する前に、出せるCSVで3列が揃うかを見ます。揃わなければ、どの製品を入れても図は描けません。

• 対象の仕事を1つに絞る：受注から出荷、申請から完了、のように始まりと終わりを決める。
• システムからCSVを出す：案件番号、状態または作業名、その日時。列名が日本語でも英名でもよいので、意味を一行で書く。
• 3列にして並べ替える：案件IDの昇順、同じ案件の中は日時の昇順。1つの案件を上から読む。
• 経路を手で数える：最初の20件で足りる。受付→確認→完了が何件、差し戻しが何件、を数える。

20件で経路の型が3つ以上出る、または3列が揃わない、が分かれば、ツールの話の前にやることが決まります。列が揃って経路が見えた仕事だけが、製品を試す候補です。

最初の1仕事をどれにするか決まらないときは、TOC分析 5万円（2時間） で、詰まっている流れを1つに絞れます。継続して複数のシステムのログを見る支援は、範囲と体制で変わるため個別にお見積りします（概算です。詳細はお見積りで）。

製品名を出すなら、公式で確かめた範囲に限ります。一般社団法人プロセスマイニング協会は、無料で使える「みんプロ」を提供しています。商用の製品は、3列の定義が公式に書かれているかを見て選びます。優劣の一覧は作りません。

列の定義と多い経路を、分析した人の手元から会社の台帳へ移す

案件IDはどの列か、作業名の言い方、日時はどの操作で残るかが、分析した人の手元のExcelにしか無いと、次の四半期にもう一度同じ抽出から始まります。

案件IDの列名と出所、作業名の辞書（画面の表示と揃えた呼び名）、日時の列の意味（作成か更新か）、最後に出した日を、共有フォルダの1枚に書きます。多い経路と、人が見る例外（差し戻しの理由など）も、同じ1枚の下に残します。

次に別のシステムのログを見るときは、その1枚を開いてからCSVを出します。AIに経路を読ませるときも、個人の分析ファイルではなく、その1枚の列の定義と多い経路を渡します。

• データオペレーションとは → 集めた記録を、判断と次の行動まで届ける流れ
• RPAとは → 多い経路のうち、画面操作の定型だけをロボットに渡すとき