属人フロー・頭の中の手順しかない

属人フローとは

属人フローとは、業務の手順や判断基準が担当者の頭の中にだけあり、他の人には見えない状態です。その人がいれば問題なく回るため、普段は課題として認識されにくいのが特徴です。

問題が顕在化するのは、担当者の異動・退職、急な休み、複数人での対応が必要になったとき、改善や自動化を検討するときです。「この仕事、どうやってるの？」と聞いても、「まあ、やりながら覚えてもらうしかない」という答えが返ってくる状態が典型です。

sento.groupの解き方

マニュアルを増やすことより、決める行動と成果物の定義を先に置きます。IPOAの考え方で、Action（誰が・いつ・何を決めるか）から逆算して設計します。

• 現状の業務フロー・判断基準・例外処理の棚卸し
• IPOA分解（Action → Output → Process → Input）
• 役割分担表・判断基準表の作成
• 必要に応じて、システム化・自動化・データ基盤との接続

属人化の解消は、人を代えることではなく、仕事を見える形にすることです。結果として引き継ぎが楽になり、改善の対象が明確になります。

マニュアルを増やしても解消しない理由

属人化を解消しようとして、まずマニュアルを作ろうとするケースがあります。しかし、マニュアルは「書いた時点」の手順を記録するだけで、なぜその手順なのか、例外をどう判断するかは書き切れません。

マニュアルがあっても、「結局あの人に聞く」状態が続くのは、判断基準が見える形になっていないからです。手順書より先に、何を決めて・何を作って・誰が確認するかを定義することで、後からマニュアルが必要かどうかも判断できます。

業務設計・属人化解消との関係

本ページ（属人フロー）は、属人化の課題を入口にしたページです。属人化の解消を業務設計として進める場合は、業務設計・属人化解消のページも参照ください。

属人化の原因がデータの分断にある場合は、データのサイロ化の解消が先になることもあります。

相談の入口

「手順が属人化している業務」を一つ挙げるところからで構いません。その業務で、誰が・何を判断し・何を作っているかを一緒に確認し、見える形にする優先順位を決めます。