現場の勝手シート（シャドーIT）

現場の勝手シートとは

現場の勝手シートとは、IT部門の管理外で、現場の担当者が独自に作成・運用しているExcelやスプレッドシートです。シャドーIT、野良Excelとも呼ばれます。

「公式システムでは出せないレポートを、自分でExcelに作った」「毎月の集計を、部署だけで使うシートでやっている」「前任者から引き継いだExcelが、何をしているか分からないが消せない」——こうした状態が、勝手シートの典型です。

なぜ勝手シートが生まれるのか

現場が勝手にシートを作るのは、公式システムだけでは業務が回らないからです。

• 公式システムから必要なデータを出せない
• 公式システムの変更に時間がかかる
• 現場独自の集計や加工が必要
• 承認フローが面倒で、自分で作った方が早い

勝手シートは、現場の課題を現場で解決しようとした結果です。禁止しても、別の形で同じ問題が発生します。

勝手シートのリスク

勝手シートを放置すると、以下のリスクがあります。

• 担当者が変わると、中身が分からなくなる
• 複数のシートで同じデータが異なる状態になる
• 機密データが管理外の場所に存在する
• 数式やマクロが壊れると業務が止まる

リスクを減らすには、勝手シートの存在を把握し、リスクが高いものから優先的に管理下へ移します。

sento.groupの進め方

現場の勝手シートに対して、以下の手順で進めます。

• 勝手シートの棚卸し（どこに、誰が作った、何のためのシートがあるか）
• リスク評価（機密性、依存度、属人性）
• 整理の優先順位を決める（高リスクから順に）
• 管理下への移行（データベース化、公式システムへの組み込み、共有化）
• 残すシートの運用ルール策定

すべてを禁止・統合するのではなく、リスクに応じて対応を分けます。

データのサイロ化との関係

勝手シートは、データのサイロ化の一形態です。部署ごとに独自のシートを持つと、同じデータが複数の場所に存在し、整合性が取れなくなります。

勝手シートの整理と、サイロ化の解消は一体で進めることが多いです。関連ページ「データのサイロ化」も参照ください。

現場の工夫を活かす

勝手シートには、現場の工夫やノウハウが詰まっていることがあります。一律に禁止するのではなく、その工夫を組織のデータ資産として活かす視点も重要です。

「なぜこのシートが必要だったのか」を確認することで、公式システムに足りない機能や、業務設計の改善点が見えてきます。