データのサイロ化とは？種類・原因・解消の手順

サイロ化の意味

データのサイロ化とは、部署やシステムごとに情報が分かれ、必要なときに組織をまたいで利用できない状態です。次のような様子があれば、サイロ化が起きている可能性があります。

• 同じ顧客の情報を、部署ごとに別のファイルやSaaSで管理している。
• 会議の前に、複数のシステムからCSVを出して手で突き合わせている。
• 「この数字はあの人に聞かないと分からない」という状態がある。
• 部署によって、同じ「売上」「顧客数」の数字が違う。
• 新しいツールを入れるたびに、転記や二重入力が増える。

「サイロ化」という言葉は、部署同士の連携が弱くなる組織の縦割りと、データが部署ごとに閉じる状態の両方に使われます。二つは別の問題ですが、互いに強め合います。本記事では両方を扱い、手を打つ順番はデータの側から説明します。

近い言葉に「タコツボ化」があり、部署が自分の持ち場に閉じこもる様子を指して使われます。反対の状態を表す言葉としては「一元化」「統合」が使われます。

• 同じ顧客が別の表にいる例を3行書いて相談する → 部署名と、それぞれの呼び方が分かれば、切れ目の種類から見られます

散在とサイロ化は違う

「データが散在している」と「サイロ化している」は、指すものが違います。散在は、データの置き場所が多いことを指します。サイロ化は、置き場所の数にかかわらず、データ同士がつながらず、意味もそろわず、使いたいときに使えないことを指します。

• 散在していても困らない状態：置き場所は複数でも、同じ顧客を同じ番号で見分けられ、言葉の意味がそろい、誰が更新するかが分かっている。
• 一か所にあってもサイロの状態：共有フォルダに部署ごとのExcelが並んでいるが、列の意味も更新のタイミングも部署ごとに違う。

「データ 散在」と調べている方は、まず置き場所を減らすことを考えがちです。置き場所を減らしても、つながりと意味がそろわなければ、確認の手間は残ります。

種類は、組織・データ・システムの三つ

サイロ化は、一口にまとめると見えにくくなります。種類を分けると、手を打つ場所が決まります。

• 組織のサイロ化：部署がそれぞれの目標だけで動き、ほかの部署と数字を揃える場が無い。冒頭の図では、営業・経理・サポートが別々に顧客を持っています。
• データのサイロ化：同じ相手の書き方や数え方が部署で違う。営業は「顧客A」、経理は「得意先102」と呼ぶ、というずれです。
• システムのサイロ化：営業管理SaaS、会計ソフト、問い合わせExcelのように、道具が部署ごとに分かれ、自動ではつながらない。

三つの種類は重なります。部署が分かれていると道具も分かれ、道具が分かれると書き方も分かれます。どれか一つを壊して作り直すより、判断に必要な番号と意味を横切らせるほうが現実的です。

組織のサイロ化：部署の目標が別々に走る

組織のサイロ化とは、部署がそれぞれの目標だけを追い、ほかの部署の仕事や数字が見えなくなる状態です。データが整っていても、組織の側が分かれたままだと、つないだ数字を誰も読みません。

• サイン：営業は受注件数、経理は回収額、サポートは対応件数だけを追い、互いの数字を会議で見たことがない。
• サイン：別の部署に頼みごとをすると、毎回「誰に聞けばいいか」から始まる。
• サイン：ある部署の変更（入力欄の追加、締め日の変更）を、ほかの部署があとから知る。
• 手当て1：二つの部署が同じ表で読む指標を一つ決める。たとえば「受注から入金までの日数」は営業と経理の両方の仕事で動きます。
• 手当て2：月1回、15分だけ、その指標を二つの部署で読む場を置く。数字の出どころが合わなければ、それがデータの切れ目の見つけ方になります。
• 手当て3：部署をまたぐ受け渡しを、業務フロー図に一枚で描く。どこで誰が何を次の人に渡すかが見えると、転記している場所が分かります。

説明用の仮想例です。営業が「受注」と数えた日と、経理が「売上」と数えた日が2週間ずれていると、同じ月の数字が会議で二つ出ます。原因は、二つの部署の目標を一本の線で結ぶ指標が無いことです。指標の分け方はKPIツリーの記事で、受け渡しの描き方は業務フロー図の記事で詳しく扱います。

• KPIツリーとは → 部署の指標を一本の木に並べて、共通の指標を見つける
• 業務フロー図とは → 部署をまたぐ受け渡しを一枚に描く

自社のサイロ化を確かめる7つの質問

次の質問に「はい」が3つ以上あれば、サイロ化が判断や作業の手間に出ています。どの質問に当てはまったかで、手を打つ切れ目が分かります。

• 同じ顧客の情報が、2つ以上の表やSaaSに別々に登録されている。（意味の切れ目）
• 会議の前に、2つ以上のシステムからCSVを出して手で貼り合わせている。（場所の切れ目）
• 部署によって、「売上」「顧客数」「在庫数」の値が違う。（意味の切れ目）
• ある表の数字の出し方を知っている人が、社内に1人しかいない。（責任の切れ目）
• 表の誤りに気づいても、どの表を直せばよいか決まっていない。（責任の切れ目）
• ほかの部署が使っているSaaSの名前を、全部は言えない。（組織とシステムの切れ目）
• 二つの部署が同じ数字を一緒に見る定例がない。（組織の切れ目）

当てはまった質問を、そのまま相談の材料にできます。どの切れ目が多いかで、最初の一手が変わります。

なぜサイロ化は起きるか

サイロ化は、誰かの怠慢で起きるとは限りません。各部署がそれぞれ真面目に効率化を進めた結果として起きることが多くあります。

• 部署ごとのツール導入：SaaSは安価で導入しやすく、部署単位で最適なものを選べる。その分、部署をまたぐ置き場所が増える。
• 部署の中で完結して回る：部署の中では仕事が成り立つため、ほかの部署とつなぐ必要が見えにくい。
• 橋渡し役がいない：部署をまたいで業務とデータの両方が分かる人がおらず、確認や転記を誰かが個別に引き受けている。
• 意味を決める場がない：「顧客」「売上」などの意味を、部署を横断して決める会議や担当がない。
• つなぎ方の決まりがない：システムを入れるときに、ほかの表とどの列でつなぐかを決めず、あとからメールでファイルを送り合う。
• 更新の時刻が部署で違う：営業の表は毎日、経理の表は月末だけ更新する。同じ日に見比べると、どちらかが古い値になります。

sento.group代表の和島は、デジタル化が進んだ企業ほど、部署ごとのSaaS導入によってサイロ化が強まる「自己強化ループ」に陥りやすいとnoteで指摘しています。

サイロ化が生む困りごと

影響は、データ担当者の手間にとどまりません。判断の速さと質、人の働き方に表れます。

• 判断が遅れる：全社の状況を見ようとするたびに、各部署のデータを集めて揃える時間がかかる。
• 数字が合わない：会議で数字の出どころの確認に時間を取られ、中身の議論に入れない。
• 間接業務が増える：CSVの出力、転記、照合といった、誰の成果にもなりにくい作業が生まれる。
• 顧客への対応が割れる：営業とサポートが別の名前で同じ会社を呼び、案内が重なる、または漏れます。
• コストが増える：似た道具を部署ごとに契約し、つなぐ人の時間も積み上がる。
• 在庫が合わない：説明用の仮想例です。ネットショップの在庫数は1時間ごと、倉庫の表は1日1回更新されると、倉庫で売り切れた商品がネットで買えてしまい、お詫びと返金の連絡が発生します。

部署ごとに合った道具を素早く選べる、という利点は確かにあります。問題は分かれていることそのものより、部署をまたいで判断するときに、つなぐ手間とズレの確認が毎回人に残ることです。

• 会議で数字が合わない場面を一つ書いて相談する → 使っている表の名前が分かれば、切れ目の種類を分けられます

現場の声：大きな組織とデータ分析の現場から

サイロ化は、営業や経理の現場でも起きます。大きな組織を経験した人や、データ分析の現場にいる人も、同じ問題をX（旧Twitter）で発信しています。

二つの投稿に共通するのは、サイロ化はそれぞれが自分の持ち場で成果を出そうとした結果として起きる、という見方です。

解消の最初に、判断の場面を一つ選ぶ

全社のデータを一度に集めるより、数字が合わずに止まっている判断を一つ選び、そこに必要なデータの通り道を辿ります。

• 判断を一つ書く：「来週の会議で、どの顧客の請求がずれているかを決める」のように、決める人と決める内容を一文にする。
• 元の画面まで辿る：その判断に使う数字が、どの表のどの列から来たかを書く。
• 切れ目の種類を分ける：届かない（場所）、意味が違う（データ）、誰が直すか不明（責任）、道具が分かれている（システム）。
• 番号を揃える：同じ顧客を何の番号で呼ぶかを、対応表の1列にする。全部を一つのシステムに移す必要はありません。
• 定義と担当を書く：「売上」の数え方と、誤りを直す人を一行にする。
• 決まった間隔で見直す：新しい道具を入れる前に、既存の表とどうつなぐかを確認する。

各部署のExcelを一つのフォルダへ集めても、最新版がどれか分からなければ確認作業は残ります。最初に揃えるのは、何を一件と数えるか、同じ顧客を何で見分けるか、いつの時点を比べるかです。

• データサイロの解消方法（5つの手順） → 切れ目に合う対策の選び方
• データの一元管理とは →
• 顧客IDがシステム間でバラバラ →

切れ目ごとの解消の順番と道具

判断を一つ選んで切れ目を分けたら、切れ目ごとに最初の一手と道具を選びます。順番は、組織→意味→責任→場所です。場所を先につなぐと、意味のずれた数字が速く届くだけになります。

• 組織：二つの部署が同じ表で読む指標を一つ決める。道具はKPIツリーと業務フロー図。
• 意味：顧客の対応表を1枚作り、表記ゆれを直し、「売上」の数え方を一行で書く。道具は名寄せ、データクレンジング、データ定義書。
• 責任：項目ごとに正本の表と更新する人を決め、ほかの表は写しと決める。
• 場所：判断に使う列だけを、決まった時刻に1か所へ自動で集める。道具はAPI連携、ETL、DWH。集めた数字を部署をまたいで見る画面にBIツールを使う。

判断の基準は、いま転記や照合に毎月何時間かかっているかです。月に数時間で済むなら、対応表と定義の一行だけで十分なこともあります。毎日の転記が発生しているなら、場所をつなぐ道具を検討します。

• 7つの質問で当てはまった番号と、使っている表の名前を送って相談する → どの切れ目から手を打つかを一緒に決めます
• 名寄せとは → 同じ顧客を一つにまとめるキーの決め方
• データクレンジングとは → 表記ゆれと欠損を直す手順
• API連携とは → 場所の切れ目をつなぐ仕組み
• BIツールとは → 集めた数字を部署をまたいで見る画面

よくある失敗：手当てが元に戻る4つの型

サイロ化は一度手を打っても、数か月で元に戻ることがあります。戻るときの型は決まっています。

• 共有フォルダに集めただけ：各部署のExcelを一つのフォルダに移しても、列の意味と更新の時刻が部署ごとのままなら、確認の手間は残ります。
• 一回きりの突き合わせ：会議の前に担当者が徹夜で数字を合わせると、その月は合います。翌月も同じ作業が発生します。
• 全社のシステムを一度に入れ替える：部署ごとの例外が出そろう前に移行が始まり、移行後に部署ごとのExcelがまた生まれます。
• 担当者が決まっていない：対応表を作っても、新しい顧客を足す人が決まっていないと、半年後には対応表に無い顧客が増えます。

どの型も、最初に一つの判断を選び、正本の表と更新する人を決めておくことで防げます。現状の業務とデータを一覧にするところから始めるなら、業務棚卸しの手順が使えます。

• 業務棚卸しとは → 部署ごとの業務と使っている表を一覧にする

同じ顧客の呼び方を、対応表1枚に残す

生成AIに「この顧客の課題を分析して」と聞いた履歴は、担当者のブラウザに残るだけで、経理の得意先番号にはつながりません。

sento.groupでは、営業の呼び方、経理の番号、サポートの問い合わせ先を、1枚の対応表に残すところから始めます。個人の頭の中で「この二つは同じ会社」と寄せていた作業を、会社の台帳にします。

対応表の列は、共通の顧客番号、営業管理SaaSでの呼び方、会計ソフトの得意先番号、問い合わせExcelでの呼び方、この行を更新する人、最後に確かめた日、の6つです。新しい顧客が増えたときに誰がこの表に1行足すかまで決めると、半年後も使えます。

対応表ができてから、APIで場所をつなぐか、定義を揃えるか、担当を決めるかを選びます。