名寄せとは

名寄せとは

名寄せとは、複数の一覧やシステムに別々に登録された、同じ人・同じ会社の記録を見つけ出し、一つにまとめる作業です。英語ではデデュープ（deduplication）やレコードマッチングと呼ばれます。

もともとは、金融機関が同じ人の複数の口座をまとめて把握する作業や、自治体が同じ人の土地や建物を一覧にした名寄帳のように、「同じ名義のものを寄せ集める」ことを指す言葉です。企業のデータ整理では、顧客、取引先、商品、従業員などの記録の重複をなくす意味で使われます。

名寄せが必要になるのは、同じ相手が複数の入口から登録されるからです。営業が名刺から登録し、経理が請求のために登録し、サポートが問い合わせのたびに登録する。それぞれの担当は正しく仕事をしていても、全体として見ると同じ会社が三つの記録に割れています。

名寄せをしないと起きること

記録が割れたままだと、次のような困りごとが起きます。どれも、担当者の手作業で毎回埋め合わせていることが多いものです。

• 集計がずれる：同じ会社の売上が三つに分かれ、取引額の大きい顧客が上位に出てこない。
• 連絡が重なる：同じ担当者に、別々の部署から同じ案内が届く。
• 請求と入金が合わない：請求先の記録と入金の記録が別の名前で登録され、照合に時間がかかる。
• 変更が伝わらない：移転や社名変更を一つの記録だけ直し、ほかの記録は古いまま残る。
• AIや分析に使えない：同じ相手が別々の記録として数えられ、分析の結果も、AIに渡す情報もずれる。

担当者が毎月の集計のたびに「この二つは同じ会社」と頭の中で寄せているなら、名寄せは人の記憶の中で行われています。その担当者が異動すると、集計の数字が変わってしまいます。

比べる前に、表記をそろえる

名寄せの精度は、比べる前に書き方をそろえる作業（正規化）でほぼ決まります。同じ会社でも、記録によって書き方が違うからです。

• 会社名：「（株）」「㈱」「株式会社」を一つにそろえる。会社名の前に付くか後ろに付くかの違いも同じ扱いにする。
• 全角と半角：英数字、カタカナ、記号の全角・半角をそろえる。
• 空白と記号：会社名の中の空白、ハイフン、中黒の有無をそろえる。
• 住所：「1丁目2番3号」「1-2-3」の書き方をそろえ、ビル名や階数の有無で別扱いにしない。
• 電話番号とメールアドレス：電話番号はハイフンと空白を除き、メールアドレスは小文字にそろえる。

そろえた結果は元の記録を上書きせず、比べるための別の列に作ります。元の書き方が必要になる場面（宛名の印刷など）があるためです。そろえ方の決まりは、一覧にして残しておきます。決まりが担当者の頭の中にあると、次の名寄せで結果が変わります。

照合キーの決め方：何が同じなら同じ相手か

表記をそろえたら、どの項目が一致すれば同じ相手とみなすか（照合キー）を決めます。

• 法人番号：国税庁が法人に指定する13桁の番号で、あれば最も確実なキーです。ただし、過去の記録には入っていないことが多いので、名寄せをきっかけに付け足していきます。
• 会社名と住所の組み合わせ：会社名だけだと、同じ名前の別会社や、支店を区別できません。住所と組み合わせて使います。
• 電話番号：代表番号と直通番号が混ざるので、単独では決め手にしません。
• メールアドレス：個人の宛先は、その人が異動や退職をすると使えなくなります。個人の名寄せには強いキーですが、会社の名寄せには補助として使います。

実務では「法人番号が一致すれば同じ」「会社名と住所が一致すれば同じ候補」「会社名と電話番号が一致すれば同じ候補」のように、確実さの段階をつけて決めます。一つの項目の一致だけで自動でまとめると、別の会社を一つにしてしまう誤りが起き、元に戻すのが大変です。

名寄せの進め方：6つの手順

冒頭の図の順番で進めます。いきなりツールで一致の候補を出すより、先に目的と決まりを決めるほうが、やり直しが少なくなります。

• 手順1　目的と範囲を決める：請求の正確さのためか、営業の重複連絡をなくすためか、分析のためか。目的によって、まとめる対象（会社単位か、支店単位か、担当者単位か）が変わります。
• 手順2　表記をそろえる：前の節のそろえ方で、比べるための列を作ります。
• 手順3　照合キーを決める：確実さの段階をつけて、どの一致なら同じ相手とみなすかを決めます。
• 手順4　同じ候補を一覧にする：キーが完全に一致する組と、似ているが確信が持てない組を分けて出します。
• 手順5　人が確かめて統合する：候補を担当者が確かめ、残す記録と消す記録を決めます。消す記録の番号と残す記録の番号の対応は、必ず残します。
• 手順6　入口を閉じる：新しく登録する前に既存の記録を検索する手順を入れ、登録の入口を絞ります。

手順5で、消す記録の番号を捨ててしまうと、過去の請求書や履歴から辿れなくなります。古い番号から新しい番号への対応表を残しておけば、ほかのシステムに古い番号が残っていても後から寄せられます。

Excelでの名寄せと、ツールの使い分け

名寄せは、件数と頻度によって道具を選びます。

• Excelやスプレッドシート：数百件から数千件程度で、一回きりなら、表記をそろえる関数と並べ替え、重複の確認で進められます。ただし、似ている組（表記の少し違う組）を見つけるのは苦手です。
• CRMやSFAの重複チェック機能：登録のときに重複の候補を出す機能があれば、入口を閉じる手順6に使えます。
• 名寄せ専用のツールやサービス：件数が多い、似ている組を点数で出したい、住所や法人番号の外部データと突き合わせたい、という場合に向きます。

どの道具を使っても、照合キーの決め方と、最後に人が確かめる工程は省けません。ツールが出すのは「同じかもしれない候補」までで、同じ相手かどうかを決めるのは、取引の実態を知っている人です。

名寄せが一度で終わらない理由

名寄せを一度きれいにやっても、数か月後にはまた重複が増えている、ということがよく起きます。原因は、記録を作る入口が変わっていないことです。

名寄せは、割れてしまった記録を後から直す作業です。割れる原因である、複数の入口からの登録、登録前に既存を探さない手順、誰が正の記録を持つかが決まっていないこと、がそのままなら、同じ作業を毎年繰り返すことになります。

sento.groupでは、名寄せの精度を上げるより先に、どの記録を正とするか、誰が登録するか、変更をどう伝えるかを決めることを勧めています。これはマスタデータの整備にあたります。名寄せを、担当者が毎月頭の中で行う作業から、会社の仕組みとして残る決まりに変えるということです。

• 顧客IDがシステムごとにバラバラ → 全部を一つにまとめる前に、対応表でつなぐ進め方
• マスタデータ管理とは →

データクレンジング・マスタ整備との関係

名寄せは、データを整える作業の中の一つです。似た言葉との関係を整理しておくと、どこから手を付けるかを決めやすくなります。

• データクレンジング：表記ゆれ、欠損、誤り、重複など、データの汚れを直す作業の全体。名寄せは、このうち重複を直す作業です。
• 正規化：書き方を一つにそろえる作業。名寄せの手順2にあたります。
• マスタ整備：正とする一覧と、登録と更新の決まりを作る作業。名寄せで直した状態を保つ役割です。

• データクレンジングとは →
• データの一元管理 →