手順書がなく口頭だけ

手順書がなく口頭だけとは

手順書がなく口頭だけとは、業務の手順が文書化されておらず、口頭での伝達に依存している状態です。

「分からないことがあったらあの人に聞いて」「やり方は教えるから大丈夫」。その人がいれば回るが、休みのときや退職後に困る。マニュアルはあっても、更新されていないから誰も見ない。そんな状態です。

口頭だけで回る問題

口頭だけで業務が回っている状態には、以下の問題があります。

• 引き継ぎが難しい：新しい人が入るたびに、同じ説明を繰り返す。
• 改善が進まない：何をどう変えればいいか、見えない。
• 品質がばらつく：人によって、やり方が違う。
• リスクが顕在化しない：問題が起きるまで、手順の曖昧さに気づかない。

普段は問題なく回っているように見えても、担当者の異動や退職、急な休みで顕在化します。

sento.groupの解き方

全てを手順書にするのではなく、まず判断基準と成果物の定義を見える形にします。

• 現状の業務フローの棚卸し
• 「何を判断し、何を作るか」の明確化（IPOA）
• 判断基準と例外処理のルール化
• 必要な手順書の作成
• 更新される仕組みの設計

手順書は「書いて終わり」ではありません。業務の変化に合わせて更新される仕組みを作ることが重要です。

手順書を作る前にやること

手順書を作る前に、「何のための手順か」を明確にします。

手順書だけを作っても、判断基準が書かれていなければ、結局「あの人に聞く」状態が続きます。先に、何を決めて・何を作って・誰が確認するかを定義することで、手順書が必要かどうかも判断できます。

相談の入口

「この業務の手順書がない」「口頭でしか分からない業務がある」という状態から相談できます。業務の棚卸しから始め、必要な手順を見える形にします。