kintone（キントーン）とは：できることと、Excel台帳との使い分け

kintone（キントーン）とは何か

kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供する、プログラミングなしで業務アプリを作れるクラウドの業務改善ツールのことです。公式ページでは、思いついた改善を自分たちでアプリにし、顧客・案件・売上・進捗などの情報をチームで共有する、と説明されています。

読み手がいま持っているのは、共有フォルダのExcel台帳であることが多いです。顧客一覧、案件の進捗、備品の貸出、出張の申請。ファイル名に「最新」が付き、誰かが開いていると上書きできない。この状態で「kintoneを入れるか」を決めるときの材料を、この記事では台帳の具体例で書きます。

今のExcel台帳の列名と、そのファイルに書く人の人数を送れば、残す表と移す表の切り分けを一緒に見ます。

• 今のExcel台帳の列名と、書く人の人数を送って移すべきか聞く → 台帳を1つ選んで、残すか移すかを見ます

公式で確かめた範囲でできること

ここから先の機能名は、サイボウズの公式ページとヘルプで2026年10月25日に開いて確かめた範囲です。

• アプリ：業務システム1つひとつの呼び方です。日報、案件管理、顧客管理、休暇申請など、業務の数だけ作れます。ドラッグ＆ドロップではじめから作る、ExcelやCSVを読み込んで作る、サンプルから作る方法があります。
• レコードとフィールド：1件のデータをレコード、氏名や住所などの項目をフィールドと呼びます。従業員名簿なら、1人の社員が1レコードです。一覧画面と、1件ずつの詳細画面があります。
• プロセス管理：レコードの状態（ステータス）、今の担当（作業者）、次の状態へ進める操作（アクション）をアプリに載せます。申請して承認者がボタンを押す流れや、作業の進捗をレコードの上で回せます。
• アクセス権：アプリ単位から、レコード1件、条件に合う行まで、閲覧・編集・削除をユーザーや組織ごとに分けられます。作成者や作業者だけが見られる、という設定もヘルプに載っています。
• 変更履歴：いつ、誰が、どこを、どう変えたかを残せます。誤って直したときは、変える前の状態に戻せます。
• コメントと通知：1件のレコードにコメントを書けます。プロセス管理の作業者には自分宛の通知が届きます。
• グラフ：アプリに溜まったデータを集計してグラフにできます。
• APIと拡張：公式の料金ページとFAQでは、ライトコースはプラグインとREST APIが使えず、スタンダードコース以上で使える、と書かれています。外部サービスとの連携やプラグインは、スタンダードコース以上の話です。

料金は公式ページで確認した範囲です。2026年10月25日時点の税抜価格は、ライトコースが1ユーザーあたり月額1,000円、スタンダードコースが月額1,800円、ワイドコースが月額3,000円です。ライトとスタンダードの最小ユーザー数は10、ワイドは1,000です。初期費用は無料、30日間の無料お試しがあります。お試し中はスタンダードコース相当です。出典は公式の料金ページです。

Excelのままでよい台帳と、移したほうがよい台帳

全部をkintoneに移す必要はありません。手元の台帳を1つ開き、次の3つに答えると、残すか移すかが分かれます。

• 同時に書く人数は2人以上か：顧客台帳を営業3人が同じファイルに書き、保存のたびに上書きが起きるなら、移す側です。来月の展示会の予算を担当1人が関数で試算する表は、Excelのままです。
• 履歴が要るか：在庫数を誰がいつ直したかを、後から説明しなければならないなら、移す側です。会議用に数字を並べただけの表は、履歴がなくても回せます。
• 承認があるか：備品購入を申請し、上長が押してから発注するなら、移す側です。自分のメモや下書きに承認は要りません。

説明用の仮想例です。顧客台帳は3人で書き、最終更新者が分からない。備品購入はメールで「お願いします」と送り、誰が承認したかが残らない。一方、展示会の試算は担当1人が関数を組み、終わったら捨てる。最初の2つはkintoneのアプリとプロセス管理が向く台帳、最後はExcelのまま残す表です。

3つとも残す側なら、そのファイルはExcelのまま使います。1つでも移す側なら、その台帳だけを候補にします。シート全体の限界の見方は、スプレッドシートをデータベース代わりにしているときの記事に分けて書いています。

• スプレッドシートをデータベース代わりにしているとき → 行数より先に来る、シートの役割の限界
• Excel運用を残す条件 → 残してよい表と、移す表の見分け

移す前にやること

入れると決めてからアプリを作る前に、今のExcelで3つだけやります。ここを飛ばして読み込むと、ゆれた値と、誰のものでもない列が、そのままアプリに入ります。

• 列名を書き出す：今のシートの1行目を、別の紙か別シートに1列ずつ写します。「備考2」「新規」のように中身が分からない列は、直近1か月で誰かが書いたかを見ます。書いていない列は移しません。
• 入力のゆれを数える：同じ「担当」列に「山田」「山田太郎」「Yamada」が混ざっていないかを、その列を並べ替えて数えます。同じ顧客が2行に分かれていないかも見ます。ゆれの数が多い列は、移すときに選択肢にする列です。
• 持ち主を決める：その台帳の列を足してよいか、行を消してよいかを決める人を1人書きます。全員が持ち主だと、列が増え続けます。

この3つが紙に残ったら、最初の1台帳だけをアプリにします。全部のシートを一度に読み込まない。読み込む前に、列名と持ち主を社内の共有フォルダへ1枚で置きます。最初の1台帳の切り分けを短時間で見たいときは、TOC分析 5万円（2時間）から始められます。

• TOC分析 5万円を問い合わせる → 最初の1台帳を残すか移すかを、2時間で切り分けます

入れても失敗する形

入れたあとで現場がExcelに戻るときは、アプリの機能不足より先に、移し方が壊れています。

• Excelの表をそのまま写す：結合セル、見出しが2行、同じ意味の列が右端に増えている表を、読み込みだけでアプリにすると、入力のゆれが残ります。列名とゆれを数えてから移します。
• 承認の流れをアプリに載せない：申請はkintone、承認はメール、結果は別のExcel、になると、最新がどれか分からなくなります。承認がある台帳は、プロセス管理のステータスを先に紙に書いてからアプリにします。
• 権限を後回しにする：全員が全件を編集できる状態で使い始めると、消えた行の理由を追えません。最初の週に、見る人と書く人と消す人を分けます。
• 持ち主がいない：列の追加を現場の各自に任せると、同じ意味のフィールドが週ごとに増えます。列を足してよい人を1人にします。

失敗のあとで「ツールが合わなかった」と片付ける前に、今の列名一覧と、書く人の人数を見直します。属人化した台帳の直し方は、属人化の記事に分けて書いています。

• 属人化とは → 手順と判断が特定の人にしか残っていない状態
• 要件定義とは → 何を作り、何を作らないかを使う人の言葉で決める

台帳の判断ルールを、担当者の頭から会社の一覧へ残す

「この列は営業だけが書いてよい」「このステータスは上長が押す」が、詳しい人の頭の中だけにあると、その人が休んだ日から誰もアプリを直せません。

アプリを1つ公開するたびに、アプリ名、残した列名、書く人、見る人、消してよい人、プロセス管理のステータス順を、会社の共有フォルダの同じ1枚に追記します。個人のデスクトップのメモには書かない。次の台帳を移すときは、その1枚を開いて、前回の列名と権限を見てから作ります。

ノーコードで現場アプリを作るときの選び方や、数字で決める進め方は、別の記事に分けています。

• ノーコードの選び方 → 現場の業務アプリで失敗しない置き方
• データドリブンとは → 最初の1つの判断から始める進め方