データドリブンとは：最初の1つの判断から始める

データドリブンとは何か

データドリブンとは、勘や経験だけで決めず、手元の数字を根拠にして判断し、その結果を次の行動に使う進め方のことです。英語の data-driven をそのまま使った言葉で、データドリブン経営、データドリブンマーケティングのように、判断の場の名前を後ろに付けて使われます。

数字が無い会社はほとんどありません。週次の会議に、売上、見込、在庫、残業の数字は出ている。それでも「データドリブンにしろ」と言われるのは、その数字で何を決めたかが残っていないからです。声の大きい人の感想で今週の重点が決まり、来週には同じ議論が繰り返されます。

毎週の会議で決めていることを1つ書いて送れば、どの数字を見ればよいかを一緒に見ます。

• 毎週の会議で決めていることを1つ書いて、どの数字を見ればよいか相談する → 判断を1つ選んで、要る数字を3つまでに絞ります

少人数の会社で先に起きること

少人数の会社でデータドリブンが進まない理由は、分析人材がいないことより先に、数字を作る時間が見えないことにあります。

• 会議の前に数字を作る：担当が月曜の朝、3つのExcelを開いて転記し、スライドに貼る。判断は10分、数字作りは40分、ということが続きます。
• 同じ言葉で数字が違う：営業の「売上」は受注日、経理の「売上」は計上日。会議の冒頭が「どっちが正しいか」で終わります。
• 道具から入る：見る画面を先に増やすと、誰がいつ何を決めるかが空のまま、数字の一覧だけが残ります。

説明用の仮想例です。従業員18人の卸売で、毎週月曜の営業会議は「今週どの見込を追うか」を決める場です。数字は担当が日曜夜に案件表を開き、最終接触日が空の行を手で拾って作っています。この会社に要るのは、新しい画面ではありません。その1つの判断に要る数字を、会議の前に同じ場所で開けることです。

部署ごとに同じ言葉の数字がずれるときは、定義のずれを先に1行で書きます。数字の運用を会社の仕事として回す話は、データオペレーションの記事に分けています。

• KPI定義が部署でズレる → 同じ売上でも、集計の日が部署で違うとき
• データオペレーションとは → 数字を判断と次の行動まで届ける仕事

今週やれる4つの手順

道具を選ぶ前に、今週の会議で次の4つを紙に書きます。画面の設計図は、まだ書きません。

• 判断を1つ決める：今週の会議で決めていることを1行で書きます。「今週どの見込を追うか」「どの発注を今週出すか」「どの問い合わせを先に返すか」。決めていることが2つ以上ある週は、先に止めると困るほうを1つ残します。
• 要る数字を3つ書く：その判断に必要な数字だけを3つまで書きます。見込を追う判断なら、見込の件数、最後に話した日、確度。見たいグラフの名前ではなく、決めるときに見る数字の名前です。
• 数字の出どころをたどる：3つの数字が、どのファイルの、どの列から来ているかを書きます。ファイルが2つ以上なら、転記している順も書きます。
• 毎週同じ時刻に見る：次の会議の日付と開始時刻をカレンダーに置き、その時刻に同じ3つの数字を開く、と書きます。見る場所は、今使っているExcelの1枚で構いません。

4つが紙に残ったら、その週の会議ではその3つの数字以外を議題の冒頭に出しません。感想は数字の後に話す。1つの判断が2週続けて同じ数字で決まったら、次の判断を1つ足します。最初から全社の数字を並べません。

説明用の仮想例の卸売で、数字で決めると次の3つが変わります。月曜の会議で「どっちが正しいか」に使っていた時間が、今週どの見込を追うかの判断に回ります。先週追うと決めた見込を、翌週も同じ3つの数字（見込の件数・最後に話した日・確度）で説明できます。日曜夜に案件表を開いていた担当が休んでも、共有フォルダの1枚から同じ数字が開けます。

数字の出どころと、作る時間を測る

3つの数字を書いたら、その週に1回だけ、作る時間を測ります。時計を見て、ファイルを開いた時刻と、会議資料に数字が並んだ時刻を書きます。

• 開いたファイル名：案件表、請求一覧、問い合わせ票のように、実際のファイル名を書きます。
• かかった分：転記、並べ替え、空欄を埋める、スライドに貼る、を分けて分で書きます。
• 空欄の数：3つの数字のうち、空だった行や列の数を書きます。空が多い数字は、会議で使えません。

説明用の仮想例です。見込の件数は案件表の行数を数えて5分。最後に話した日は、担当がメールを思い出して20分。確度は口頭でその場で言っているので、事前の作成時間は0分、会議では毎回言い直しています。この測り方だと、先に直すのは「最後に話した日」を案件表の列に毎週入れることであって、新しい集計の画面ではありません。

作成に30分以上かかっている数字を、その週の宿題にします。宿題は「新しい道具を入れる」ではなく、「その数字を作るファイルの列を1つ決めて、会議の前日までに埋める」です。最初の1つの判断を短時間で切り分けたいときは、TOC分析 5万円（2時間）から始められます。

• TOC分析 5万円を問い合わせる → 最初の1つの判断と、要る数字を2時間で切り分けます
• 数字が部署で食い違う → 同じはずの数字が、資料ごとに違うとき

よくある失敗と、人・道具の置き方

よくある失敗は、道具から入ること、見る数字を増やすこと、分析ばかりして決まらないことです。少人数の会社では、次の形で現れます。

• 画面を先に増やす：見る項目が増えると、会議の冒頭が「どこを見るか」で終わります。判断が1つに絞れるまで、画面は足しません。
• 数字を10個出す：10個あると、都合のよい行だけが話されます。3つに戻します。
• 空欄のまま議論する：空の行を口頭で埋めると、翌週に同じ空欄が残ります。空の数字は、その週の議題から外し、列を埋める宿題にします。
• 人を先に採る：分析だけする人を足す前に、判断する人と、数字の列を埋める人を今のメンバーから1人ずつ書きます。少人数では兼務で足ります。

経験や現場の感覚を捨てる必要はありません。捨てるのは、同じ会議で毎回違う根拠が出ることです。感覚は「仮説」として残し、3つの数字のどれで確かめるかを1行で書きます。ダッシュボードを先に作ると使われない話は、別の記事に分けています。

• BIを先に作るな → 画面の前に、判断とデータの置き場所を決める

判断の記録を、担当者のメモから会社の台帳へ残す

「この数字は案件表の何列目」「空なら議題に出さない」が、担当のノートや個人のチャットにだけあると、その人が休んだ週から会議が元に戻ります。

判断の名前、要る数字3つ、出どころのファイル名、作るのにかかった分、毎週見る曜日と時刻を、会社の共有フォルダの同じ1枚に書きます。個人のパソコンのメモには残さない。翌週の会議の前に、その1枚を開いて、数字が埋まっているかだけを見ます。定義を変えた日は、誰が何を変えたかを1行足します。

台帳そのものをExcelから移す話や、現場アプリの置き方は、別の記事に分けています。

• kintoneとExcelの使い分け → 同時に書く人数・履歴・承認で残すか移すかを分ける
• ノーコードの選び方 → 現場の業務アプリで失敗しない置き方