CONCEPT — DATA FOUNDATION
データ移行とは：システム入れ替えで、移す範囲と項目の意味を先に決める進め方
データ移行とは、販売管理・顧客管理・会計などのシステムを入れ替えるときに、旧システムのデータを新システムへ移す作業です。移すのは数字や文字だけでなく、その項目が社内で何を意味しているかです。意味を揃えずに移すと、新システムの初日から数字が合いません。
データ移行とは：移すのは項目の意味
旧システムから表を書き出し、新システムに取り込むだけなら作業は短く済みます。手間がかかるのは、旧システムで長年使ってきた項目の意味を、新システムの項目に合わせて揃えるところです。
たとえば旧システムの「区分」という項目に、担当者ごとに違う意味の値が入っていると、新システムの決まった選択肢に移すときに、1件ずつどれに当てはまるかを決めることになります。時間がかかりやすいのは、こうした項目です。
入れ替えが決まっていて、移す範囲や順番で迷っている場合は、旧システムの名前と新システムの名前、切り替えたい時期を書いて送ってください。どこから決めればいいかを一緒に整理します。
移す範囲と切り替え日を決める
全部を移すかどうかは、最初に決めます。範囲が決まらないまま作業を始めると、途中で「あのデータも要る」が出て、切り替え日がずれます。
- 期間：全期間を移すのか、直近の何年分かだけを移すのか。法令や社内規程で保存が要る期間は、移さない場合も旧システムか書き出したデータで残します。
- 状態：取引が終わったデータ、退職者、取引のない取引先を移すか。移さないものは、見たいときにどこを開くかを書きます。
- 旧システムの扱い：切り替え後に、見るだけの状態でいつまで残すか、契約をいつ止めるか。
- 切り替え日：月末・期末の締めの直後など、移す件数が落ち着く日を選びます。リハーサルの結果を見てから確定します。
旧システムからデータを書き出せる形と範囲は、契約や仕様によって違います。書き出せる形が限られている場合の考え方は「ベンダーロックインとは」に書いています。
項目の対応表を作る
旧の項目ごとに、新のどの項目に移すかを1行ずつ書いた表を作ります。この表が、移行の設計図と、あとで「なぜこの値になったか」を調べるときの記録になります。
- 旧の項目名と、そこに実際に入っている値の例
- 新の項目名と、受け取れる値（選択肢、桁数、日付の書き方）
- 変換のルール：「区分Aと区分Cは、新の『法人』にまとめる」のように書きます。
- 移さない項目と、その理由
- 項目の意味を決めた人の名前
対応表を作ると、同じ「売上日」でも部署によって受注日と出荷日で使い分けていた、のような食い違いが見つかります。見つかった食い違いは、移す前に社内で1つに決めます。項目の意味の書き方は「データ定義書の作り方」にまとめています。
移す前に掃除する
旧システムに溜まった重複や表記ゆれは、新システムに入れる前に直します。入れてから直すと、新システムの画面で1件ずつ直すことになり、移行後の業務と並行になります。
- 重複：同じ取引先や顧客が、名前の書き方違いで2件以上ある。
- 表記ゆれ：「株式会社」と「(株)」、全角と半角、住所の書き方の違い。
- 空欄：新システムで必須の項目が、旧では空のまま。誰が何を入れるかを決めます。
- 使われていないコード：もう使っていない区分や品目のコード。移すか、まとめるかを決めます。
掃除の手順は「データクレンジング」に、同じ取引先を1件にまとめる判定の決め方は「名寄せ」に書いています。部署ごとにマスタがばらばらな場合は「マスタが部署ごとにバラける問題」も合わせて読んでください。
リハーサルと検証：件数と合計金額を合わせる
本番の前に、本番と同じ手順でデータを移し、旧と新で数字が合うかを確かめます。リハーサルで見つかった差は、本番の前に対応表か掃除の手順に戻して直します。
- 件数：取引先、顧客、商品、取引の件数が、旧と新で一致するか。移さないと決めた件数を引いた数で比べます。
- 合計金額：売掛金の残高、期間ごとの売上の合計など、経理が普段見ている数字が一致するか。
- 抜き取りの確認：毎日その画面を使う担当者が、よく知っている取引先を数件選び、新システムの画面で中身を確かめます。
- かかった時間：本番の当日に移す作業が、業務を止められる時間に収まるか。
何が合えば移行完了とするかは、リハーサルの前に紙に書きます。合わなかった差の理由が説明できるなら、それも記録に残します。
リハーサルで数字が合わず、原因の探し方で迷うときは、合わなかった数字と対応表を送ってください。どこから確かめるかを一緒に見ます。
切り替え当日と、旧システムの扱い
切り替えの当日は、旧システムへの入力を止める時刻、移す作業、確認、新システムでの入力開始を、時刻と担当者の名前を付けて1枚に書きます。
- 旧システムへの入力を止める時刻を、全員に前もって伝えます。止めた後の入力は、新システムで受けるか、紙に控えて後で入れるかを決めます。
- 移した後、リハーサルと同じ件数と合計金額の確認をします。
- 合わなかったときに、旧システムに戻すか、差を記録して進めるかの判断をする人を決めておきます。
- 切り替え後しばらくは、旧システムを見るだけの状態で残し、「前はどうなっていたか」をすぐ確かめられるようにします。
よくある失敗
データ移行の失敗は、移す作業そのものより、その前の決めごとが空いていることから起きます。
- 移行を新システムの導入会社に任せきりにし、項目の意味を社内の誰も決めていない
- 移す直前に担当者が手でデータを直し、何を直したかの記録が残らない
- 旧システムから書き出した表が文字化けし、取引先名の一部が別の文字になったまま移す
- リハーサルをせず、件数や金額が合わないことに切り替えの後で気づく
- 旧システムの契約を切り替え直後に止め、移さなかったデータを見られなくなる
書き出した表の文字化けは「CSV文字化けの直し方」で直し方を書いています。書き出せる形と範囲を契約の段階で確かめる考え方は「ベンダーロックインとは」にまとめています。
sento.groupに頼む場合
sento.groupは、旧システムの項目の意味を担当者から聞き取って対応表にし、掃除とリハーサルの検証まで一緒に進めます。対応表は、移行後に担当者が変わっても「なぜこの値になったか」を辿れる記録として社内に残します。入口は、移す範囲が決まっているかで分かれます。
- 移す範囲や順番、何から手をつけるかがまだ決まっていない：2時間のTOC分析（5万円（2時間））から始めます。
- 入れ替えの範囲は決まっていて、対応表づくりや掃除、検証を外に頼みたい：範囲とチーム構成で変わるため、個別にお見積りします。
旧システムと新システムの名前、移したいデータの種類、切り替えたい時期を書いて送ってください。決める順番と、最初に手をつけるところの案をお返しします。
よくある質問
Q. データ移行とシステム移行は何が違いますか？
システム移行は、旧システムから新システムへ業務ごと乗り換える作業全体を指します。データ移行はその一部で、旧システムのデータを新システムへ移す作業です。データ移行の前には、新システムでの業務の流れと項目の意味が決まっている必要があります。
Q. 過去のデータは全部移すべきですか？
全部を移す必要はありません。使う期間と状態で範囲を決め、移さないデータは、法令や社内規程で保存が要る期間を確かめたうえで、旧システムか書き出したデータで残します。どこを開けば見られるかを書いておきます。
Q. データ移行は新システムの導入会社に任せられますか？
移す作業は任せられますが、項目の意味や変換のルール、何が合えば完了とするかは、社内で決める必要があります。ここが空のまま任せると、移した後に数字が合わない理由を誰も説明できなくなります。
Q. 移行にはどのくらいの期間がかかりますか？
データの量より、項目の意味の食い違いと掃除の量で決まります。対応表を作り、リハーサルを1回終えた時点で、残りの作業と切り替え日を見積もるのが確実です。
Q. 費用はどのくらいかかりますか？
移す範囲、データの種類、掃除の量で変わります。sento.groupに頼む場合、移す範囲や順番がまだ決まっていなければ2時間のTOC分析（5万円（2時間））から始めます。対応表づくりや検証の支援は範囲とチーム構成で変わるため、個別にお見積りします。
入れ替えの予定と、移したいデータで相談する
旧システムと新システムの名前、移したいデータの種類、切り替えたい時期を書いて送ってください。決める順番と、最初に手をつけるところの案をお返しします。
