発注書の版と承認が追えない

発注書の版と承認が追えないとは

発注書の版と承認が追えないとは、作成・修正・承認の履歴がメール・チャット・共有フォルダに散在し、どのファイルが最終発注か・誰が承認したかが後から確認できない状態です。

見積書の版の散らかりや契約PDFの埋没と隣接します。本ページは発注（購買）の版管理と承認証跡に焦点を当てます。

追えなくなる三つの理由

発注書の版と承認が追えない原因は、大きく三つに分けられます。

• 正の版の不在：ファイル名の「最終」「最新」が複数並び、版番号が無い。
• 承認の口頭化：メール一文や口頭OKで済み、承認者・日時・対象版が残らない。
• 置き場の分散：個人フォルダ・チャット添付・購買システムに同じ発注が散る。

新しい購買ツールを入れても、版と承認の定義が無ければ差し替えトラブルは再現します。

sento.groupの解き方

全購買の厳格化ではなく、差し替え・金額変更が多い発注から設計します。

• 正の発注レコード（版・金額・納期・仕入先・品目）の定義
• ドラフト／差し替え／承認済みの状態と必須項目
• 承認者・日時・対象版を残す証跡ルール
• メール／チャット添付と台帳の役割分け
• 差し替えで毎回止まるパターンの棚卸し

すべてを厳密にする必要はありません。金額・納期リスクが高い発注から始めます。

「フォルダを整理する」だけでは足りない

ファイルを並べ替えても、どの版が承認済みかが残らなければ同じ混乱が戻ります。

発注は保管場所より、「何を正の版とし、誰がいつ承認したか」が残る形が先です。

相談の入口

「この発注、最終版と承認者がどれか分からない」という具体例から相談できます。版と承認の閉じ方を一緒に設計します。