CONCEPT — QUOTE VERSION CHAOS
見積書の版が散らかる
「最終」と付いた見積が三つある。顧客に送った版と、社内で見ている版が違う。メール添付・ドライブ・ローカルに改訂が散らばり、どれが正の提示版か分からない。
見積書の版が散らかるとは
見積書の版が散らかるとは、改訂ファイルがメール・共有ドライブ・ローカルに散らばり、顧客提示版と社内検討版が混線する状態です。
「最終_確定_v3」のような名前が増えるほど、どれが正かが分かりにくくなります。ツールを増やす前に、版のルールが必要です。
散らかる三つの理由
見積書の版が散らかる原因は、大きく三つに分けられます。
- 命名の曖昧さ：「最終」「修正」が多く、版番号が無い。
- 置き場の分散：メール添付が正になり、ドライブが古いまま残る。
- 承認後の更新：受注後の条件変更が、元ファイルに反映されない。
見積テンプレを綺麗にしても、版ルールが無いと散らかり返します。金額だけでなく、有効期限や条件欄の改訂も版として扱う必要があります。
sento.groupの解き方
全案件の文書管理刷新ではなく、見積の正の版の残し方を設計します。
- 版番号・提示日・顧客名・案件IDの命名規則
- 正の置き場（提示版フォルダ）の一本化
- 改訂時の更新責任と、旧版の扱い
- 受注後の条件変更の反映ルール
- 必要なら見積データの項目化（金額・期限・条件）
すべてを専用システムに寄せる必要はありません。提示版が一つに辿れることが目的です。
「フォルダを分ければ足りる」は限界がある
フォルダだけでは、メール添付やローカル改訂が再び正になりやすいです。
置き場と命名に加え、「顧客に送った版を正とする」運用合意が必要です。改訂理由を一行残しておくと、社内説明と再提示が楽になります。
相談の入口
「この見積、どれが顧客に出した版か分からない」という具体例から相談できます。版ルールと置き場を一緒に整理します。
よくある質問
Q. 専用の見積システムが必要ですか？
必ずしも必要ではありません。命名・置き場・正の版のルールから始められます。
Q. 旧版はすべて削除すべきですか？
いいえ。提示履歴として残しつつ、どれが正かを明示する方が安全です。
Q. どのくらいの期間で改善できますか？
対象範囲により異なります。1チームの見積フローであれば数週間が目安です。
Q. 費用はいくらですか？
範囲により異なります。まずは無料相談でご相談ください。
見積の版管理のご相談
「この見積、どれが顧客に出した版か分からない」という具体例からで構いません。現状をお聞かせください。