フォルダ構成ルールの決め方：階層の深さ・ファイル名・置き場所の台帳

フォルダ構成ルールで決める3つのこと

フォルダ構成ルールは、次の3つを決めて1枚に書いたものです。どれか1つが空いていると、空いたところで人ごとの置き方が始まります。

• 階層の深さ：共有ドライブの下に、フォルダを何段まで作ってよいか。
• 各段の分け方：1段目は部署、2段目は年度と案件、3段目は書類の種類、のように各段に何を置くか。
• ファイル名の並び：年月日・案件番号・書類の名前・版を、どの順に、どの区切り文字でつなぐか。

共有ドライブに置いたExcelが、いつの間にか会社の正式な台帳の代わりになってしまう問題は「共有ドライブのExcelが真実になってしまう問題」で扱っています。ここでは、フォルダとファイル名そのものの決め方を書きます。

今のフォルダの1段目と2段目の名前を書き出して送っていただければ、どこで分け方が混ざっているかを一緒に見られます。

• 今のフォルダの1段目と2段目の名前を書いて相談する → エクスプローラーやGoogleドライブの画面に見えている名前を、そのまま書き写してください。
• 共有ドライブのExcelが真実になってしまう問題 →

階層は3段まで、4段目はファイル名で分ける

階層が深いほど、置く人ごとに「どの段で分けるか」の判断が増え、探す人は何度もフォルダを開くことになります。3段で収め、それより細かい区別はファイル名の部品でつけます。

• 1段目：部署や機能（01_営業、02_総務、03_経理）。頭に2桁の番号を付けると、並び順を会社で固定できます。
• 2段目：年度と案件（2026_A123）。顧客名は社名変更や表記の違いがあるため、変わらない案件番号を使います。
• 3段目：書類の種類（01_提案、02_見積、03_発注、04_契約）。種類の一覧は台帳で決め、ここに無い名前のフォルダは作りません。
• 作業中と確定を分ける：社内で直している途中のファイルと、取引先に出したファイルを同じフォルダに混ぜないよう、3段目の中で「作業中」フォルダを1つだけ許します。

4段目を作りたくなるのは、たいてい同じ種類の書類が増えたときです。そのときはフォルダを足さず、ファイル名の先頭の年月日と版で並べます。

深さには、使う道具の制限もあります。Googleの共有ドライブはフォルダの入れ子が100階層までと公式ヘルプに書かれていますが、それより前に、SharePointのパス全体の長さ（ファイル名を含めて400文字まで）や、Windowsのエクスプローラーの260文字に先に当たります。日本語のフォルダ名を何段も重ねると、長いファイル名を付けたときに開けない、同期できないといったことが起きます。

ファイル名の型：年月日・案件番号・書類の名前・版

ファイル名は4つの部品を、いつも同じ順に並べます。説明用の仮想例として、案件番号A123の見積書の2回目の版なら「20261028_A123_見積書_第02版.xlsx」です。

• 年月日：20261028のように8桁で先頭に置きます。2026/10/28のスラッシュはファイル名に使えません。名前順に並べるだけで日付順になります。
• 案件番号：社内で振った番号にします。顧客名は略称がぶれ、社名変更で探せなくなります。
• 書類の名前：見積書・発注書・議事録のように、台帳の一覧にある言葉から選びます。「見積」「御見積」「見積り」を混ぜないためです。
• 版：第01版、第02版のように2桁の番号で上げます。「最終」「最新」「修正版」は、次に直したときに意味が変わるので使いません。
• 区切り文字：部品のあいだはアンダースコア（_）にそろえ、全角と半角を混ぜません。

部品が4つより多くなるときは、案件番号の中に区別を入れられないかを先に見ます。ファイル名が長くなるほど、さきほどのパスの長さの制限に当たりやすくなります。

使えない文字と、避ける名前

ファイル名に使えない文字は、WindowsとSharePoint・OneDriveの公式ページに書かれています。社内のルールには、両方で使えない文字をまとめて「使わない文字」として書いておきます。

• Windowsで使えない文字：\ / : * ? " < > | の9つ。Microsoftの開発者向けドキュメントの、ファイル名の付け方を説明したページに書かれています。
• SharePoint・OneDriveで使えない文字：同じ9つで、組織の設定によっては
• 名前の先頭と末尾のスペース：SharePoint・OneDriveでは使えず、Windowsでも末尾のスペースとピリオドは避けるよう書かれています。
• 予約された名前：CON、PRN、AUX、NUL などは、拡張子を付けてもファイル名に使えません。

年月日をスラッシュで書けない、時刻をコロンで書けないのは、この制限のためです。8桁の年月日と、必要なら4桁の時刻（1430）で書くとそろいます。

版の付け方：ファイル名の版と、クラウドの版の履歴

Googleドライブにも OneDrive にも、ファイルの以前の版に戻せる機能があります。ただし、残る期間や数には限りがあり、取引先に出した版の記録としては使えません。

• Googleドライブ：アップロードしたファイルは「版を管理」から以前の版を見られますが、Googleのヘルプでは、古い版は30日後か新しい版が100個できた時点で削除されることがあると案内されています。「この履歴を削除しない」を選べば残せます。
• Googleドキュメント・スプレッドシート：変更履歴から以前の状態に戻せます。版に名前を付けられる数には上限があります。
• OneDrive：ファイルを右クリックして「バージョン履歴」から以前の版を復元できます。職場や学校のアカウントでは、管理者の設定で使えないことがあります。

社内で直している途中の保存はクラウドの版の履歴に任せ、取引先に出した時点や上長が承認した時点だけ、ファイル名の版を1つ上げます。こうすると、ファイル名の版の番号が「外に出した回数」と一致します。

見積書の版が散らかって、どれを出したか分からなくなる問題は「見積書の版が散らかる問題」で、見積の仕組みの側から書いています。

• 見積書の版が散らかる問題 →

今のフォルダから新しい構成へ移す手順

ルールを決めても、今のフォルダをそのままにしておくと、古い場所と新しい場所の両方に置かれ始めます。移すときは、次の順で進めます。

• 今の1段目と2段目を書き出す：フォルダ名を一覧にし、それぞれの中にある書類の種類を1行ずつ書きます。
• 対応表を作る：古いフォルダ名の横に、新しい構成のどこへ移すかを書きます。移さずに保管庫へ送るものも、ここで決めます。
• 1部署ずつ移す：全社を一度に移すと、移している最中に置き場所が分からなくなります。1部署ずつ、締めのない週に移します。
• 古い場所に案内を残す：古いフォルダの中に「移動先」というファイルを1つ置き、新しい場所を書いておきます。1か月たったら古いフォルダを保管庫に送ります。

1部署を移し終えたら、その部署の人に、よく使う書類を3つ探してもらい、何回フォルダを開いたかを数えます。3段で収まっていれば、どの書類も3回で届きます。

対応表を作る段階で、どの部署から移すかを決めかねている場合は、フォルダの1段目と2段目の名前を書いて送ってください。具体的な最初の一歩として、業務のどこが一番詰まっているかを1か所に絞るTOC分析 5万円（2時間）も用意しています。

• フォルダの1段目と2段目を書いて、移す順番を相談する →
• 業務棚卸しのやり方 →

置き場所の台帳を共有ドライブの1段目に置く

「あの書類はどこ？」と聞かれて答えられる人が社内に1人いるなら、置き場所のルールはその人の頭の中にあります。その人が休むと、新しい人は手近なフォルダを作り始めます。

• 置き場所の台帳を1つ作る：共有ドライブの1段目に「置き場所の台帳」というスプレッドシートを1つだけ置き、1行に「書類の種類・置くフォルダ・ファイル名の例・保管する年数・決めた人・決めた日」を書きます。
• フォルダを作る前に台帳に1行：新しい種類の書類が出てきたら、フォルダを作る前に台帳へ1行足し、決めた人の欄に名前を書きます。台帳に無いフォルダは、月に1回の点検で台帳に足すか、既存の場所へ移します。
• AIに書類を探させるときも台帳を渡す：社内の書類をAIに読ませて探させるときは、台帳の行を最初に読ませます。どの種類の書類がどのフォルダにあるかが分かると、AIが関係のないフォルダを読む時間が減ります。

台帳の列は、書類の種類ごとの「定義」を書く点で、データの項目を定義する書類と同じ考え方です。項目の定義の書き方は「データ定義書（項目定義書）の作り方」で書いています。

• データ定義書（項目定義書）の作り方 →