CONCEPT — EXCEL KYOYU DRIVE
共有ドライブのExcelが真実になってしまう
正式なシステムはある。でも、「最新のデータはこのExcel」「ここを見れば分かる」と言われる共有ドライブのファイルがある。システムの数字と、Excelの数字、どちらが正しいか分からなくなっている。
共有ドライブのExcelが真実になってしまうとは
共有ドライブのExcelが真実になってしまうとは、正式なシステムやデータベースがあるのに、共有ドライブのExcelファイルが実質的な基幹データになっている状態です。
「システムに入力したはずなのに、なぜExcelを見ているのか」。そう思っても、Excelには追加の列があり、システムにはない情報が入っている。いつの間にか、Excelを更新してからシステムに転記する運用になっている。そんな状態です。
なぜExcelが真実になるのか
共有ドライブのExcelが真実になる原因は、システムの使いにくさ・機能不足・運用の都合にあります。
- システムの使いにくさ：入力画面が煩雑、操作に時間がかかる。
- 機能不足：システムにはない項目を、Excelに追加している。
- 運用の都合：複数人で同時編集したい、コメントを残したい。
Excelが使われるのは、現場の仕事を回すために必要だからです。その理由を理解せずに「Excelをやめてシステムを使え」と言っても、解消しません。
sento.groupの解き方
まずExcelが使われている理由を理解し、そのうえで解消方法を設計します。
- 現状の確認：どのExcelが、誰に、なぜ使われているか
- システムとExcelの乖離の特定：どの項目がExcelにしかないか
- 解消方法の設計：システムに項目を追加するか、Excelを正式な運用にするか
- 更新ルールと責任の設計：どちらを正とし、誰が更新するか
すべてをシステムに移す必要はありません。Excelの運用を活かしつつ、正しいデータがどこにあるかを明確にする設計もあります。
Excelを残す選択肢
Excelを完全になくすことが正解とは限りません。
Excelには、柔軟性・即応性・低コストという強みがあります。システムへの移行コストが高い場合は、Excelを正式な運用として設計し、更新ルールを明確にする選択肢もあります。
相談の入口
「このExcelが実質的な基幹データになっている」という具体例から相談できます。Excelが使われている理由を確認し、解消方法を設計します。
よくある質問
Q. Excelをやめてシステムに統一すべきですか？
一概には言えません。Excelが使われる理由を理解したうえで、システムに移すか、Excel運用を正式化するか判断します。
Q. シャドーITとしてExcelを禁止すべきですか？
禁止しても、別の形で現場の工夫が生まれることがあります。まずはExcelが使われる理由を理解し、代替手段を設計してから移行することをおすすめします。
Q. どのくらいの期間で改善できますか？
対象範囲により異なります。まずは現状の確認から始め、解消方法の設計は1〜2ヶ月が目安です。
Q. 費用はいくらですか？
範囲により異なります。まずは無料相談でご相談ください。
Excel運用のご相談
「このExcelが実質的な基幹データになっている」という具体例からで構いません。現状をお聞かせください。