ダッシュボードが使われない理由と、見られない・定着しないときの作り直し方

ダッシュボードが使われない原因7つ（原因・見分け方・すぐできる対処の表）

次の7つのうち、自社の画面に当てはまる行に印を付けます。上の3行は「開かれない」段階、次の2行は「見ても決まらない」段階、下の2行は「決まっても動けない」段階の原因です。

• 見る人と見る日が決まっていない｜閲覧の記録を見ると、開いているのが作った担当者だけ｜「毎週月曜の営業会議で、営業リーダーが見る」と1文に書き、会議の最初の5分に画面を映す
• 会議では別のExcelが配られている｜画面と同じ数字を、誰かがExcelに転記して配っている｜次の会議から、配るExcelをやめて画面を映すと決める
• 数字が古い・間違っている｜「この数字、先週のままでは？」と聞かれたことがある｜更新の担当と時刻を決め、画面の上に最終更新の日時を出す
• 指標が多すぎて、どれを見ればよいか分からない｜画面に10個以上のグラフがあり、誰も全部を説明できない｜その会議で決めることに使う指標だけを残し、残りは別の画面へ移す
• 数字の定義が部署で違う｜「売上」が受注額か計上額かで、会議が止まる｜指標ごとに定義を1行で書き、画面の注記に出す
• 数字を見たあとの担当が決まっていない｜異常に気づいても「誰かが見るだろう」で終わる｜指標ごとに、悪くなったら動く人を書く
• 元の記録へ辿れない｜理由を確かめるために、別のシステムを開いて探し直している｜一覧の行から、請求書や案件の画面へ飛べるようにする

印が付いた行のうち、いちばん上の行から直します。開かれていない画面の指標を整理しても、見る人がいなければ効果が確かめられません。

BIの導入支援や分析の会社の解説（クラスメソッド、ソフィエイト、ワークスアイディなど）も、目的と見る人が決まっていないこと、指標の詰め込み、更新されずに数字が信頼されなくなること、会議に組み込まれていないことを、使われない原因として挙げています。この表は、それを3つの段階と、今日できる対処に並べ直したものです。

• 今の画面の指標と、それを見る会議を書いて送り、どの段階で止まっているかを聞く → 画面のスクリーンショットか、指標名の一覧と、会議の名前・曜日を送ってください

「使われない」の3つの段階：開かれない・見ても決まらない・決まっても動けない

使われない状態は、止まっている場所で3つに分かれます。どこで止まっているかで、直す場所が変わります。

• 開かれない：見る理由とタイミングが、誰の予定にも入っていない。直す場所は、見る人・見る日・目的。
• 見ても決まらない：数字は並んでいるが、どの数字で何を判断するかが決まっていない。直す場所は、判断と指標の対応。
• 決まっても動けない：判断に必要な理由・担当・元の記録へ、画面から辿れない。直す場所は、画面から次の作業への導線。

改善の議論は、一段目の「見やすさ」に集まりがちです。配色やグラフの種類を直しても、二段目・三段目で止まっていれば、使われない状態は変わりません。まず、今の画面がどの段階で止まっているかを、実際の一回分の会議や業務で確かめます。

原因は、画面より前の「作る順番」にある

よくある作り方は、手元にあるデータを集め、指標を並べ、画面を作り、最後に「誰が見るか」を考える順番です。この順番だと、画面は完成しても、それを使って決める人と場面が後回しになります。

「全部見えれば、誰かが使うだろう」という前提で指標が増えると、見る人は自分に関係する数字を探すところから始めなければなりません。その探す手間が、開かない理由になります。

先に「毎月第2営業日、経理担当が入金期日を過ぎた請求を確認し、営業担当へフォローを依頼する」と決めてあれば、必要な数字はかなり絞られます。

• BIを先に作るなとは → 画面を作る前に決めておくこと

作る前に「判断カード」を1枚書く：見る人・見る日・決めること

逆算を実務で回すために、画面を作る前に判断カードを1枚書きます。項目は七つです。

• 場面：いつ、どの会議や業務の中で見るか。
• 見る人：その場で判断する人は誰か。
• 決めること：見た結果、何を決めるのか。一文で書けないなら、作るのはまだ早い段階です。
• 見る数字：その判断に実際に使う数字だけ。
• 決めたあと：判断の後に誰が何をするか。
• 辿りたい情報：判断の理由を確かめるために見たい元の記録。
• 使わない指標：この画面には載せないもの。

判断カードは、会議の進行役や業務の担当者と一緒に書きます。作る側だけで書くと、実際の判断の場面とずれた「想像の判断」になりやすいためです。立場によって決めることが違う場合（経営は月1回の予算の見直し、現場は毎朝の対応の順番）は、カードを分け、画面も分けます。

IPOAで、使う場面から逆算する

sento.groupでは、ダッシュボードの設計にIPOA（Input・Process・Output・Action）を使います。最後に起きてほしい行動から、画面、集計、元データの順に逆算する考え方です。先ほどの請求確認を四つに分けてみます。

• 行動（Action）：入金期日を過ぎた請求について、担当営業へ確認を依頼する。
• 画面（Output）：期日を過ぎた請求、金額、経過日数、担当営業、前回の連絡日が並ぶ一覧。
• 集計（Process）：請求と入金を照合し、期日を過ぎても入金のないものだけを抽出する。
• 元データ（Input）：請求番号、請求日、入金期日、入金記録、担当営業、連絡の記録。

この請求確認は説明用の仮想例です。逆算すると、全社の売上推移や部門別のグラフは、この判断には要らないと分かります。「前回の連絡日がどこにも記録されていない」といった業務側の不足も、画面を作る前に見つかります。

• 判断カードを1枚書いて送り、画面に残す指標を一緒に絞る → 最初の一歩として、TOC分析 5万円（2時間） で今の画面と会議の進め方を持ち込み、どの1場面から作り直すかを2時間で決めることもできます
• IPOAとは → 4つの欄の書き方と記入例

数字の定義と更新の担当を、画面に書いておく

一度でも「この数字、合っているの？」という質問が出た画面は、次から開かれにくくなります。数字を信じてもらうための決めごとを、画面の中に置きます。

• 指標の定義：売上は受注額か計上額か、税込みか税抜きか、返品を引くか。1行で書き、画面の注記やグラフの説明欄に出す。
• 最終更新の日時：画面の上に、いつ時点の数字かを出す。
• 更新の担当：数字がおかしいときに誰に聞けばよいかを書く。
• 数字の誤りを先に直す決まり：誤りの報告が来たら、新しいグラフの追加より先に直す。

指標の定義を部署でそろえる手順と、定義を残す表の書き方は、別の記事で扱っています。

• KPI定義がズレるとは → 部署で数字の定義が違うとき
• データ定義書の作り方 → 指標と列の定義を1枚に残すとき

既存のダッシュボードを立て直す5つの手順

すでに作ったダッシュボードがある場合も、作り直す前にできることがあります。

• 手順1 一つの会議か業務を選び、その場で誰が何を決めているかを判断カードに書く。
• 手順2 画面の各指標が、その判断に実際に使われたかを、一回分の実例で確かめる。
• 手順3 使われなかった指標は外すか、別の画面へ分ける。
• 手順4 判断のあとに必要になった情報（理由、担当、元の記録）を、画面から辿れるようにする。
• 手順5 次の回も同じ場面で使い、決まったこと・決まらなかったことを記録して直す。

一度に全社の画面を直す必要はありません。一つの場面で使われ方を確かめ、そこで効いた形を次の場面へ広げるほうが、手戻りは少なくなります。3か月に1回、指標ごとに「この3か月で判断に使ったか」を確かめ、使っていない指標を外すと、画面が再び膨らむのを防げます。

• BIダッシュボードの作り方 → 新しく作るときの5つの手順

使われているかを確かめる方法

「使われている」かどうかは、閲覧の回数だけでは分かりません。次の三つを合わせて見ます。

• 開かれているか：閲覧の記録が取れるツールなら、決めた場面の前後に開かれているかを見る。取れない場合は、会議の冒頭で画面を映しているかを確かめる。
• 決まっているか：会議の記録に、画面の数字をもとに決めたことが残っているか。
• 動いているか：決めたことに担当と期限がつき、次の回にその結果が確かめられているか。

閲覧の回数が多くても、判断の記録が残っていなければ、二段目で止まっている可能性があります。閲覧が月に一度でも、その一度で毎回決めることが決まっているなら、そのダッシュボードは役目を果たしています。

よくある思い込み

使われないダッシュボードの立て直しでは、次のような思い込みが遠回りの原因になりがちです。

• 「ツールを変えれば使われる」：操作性が原因なら効きます。決める人と場面が決まっていなければ、新しいツールでも同じことが起きます。
• 「指標は多いほど親切」：見る人にとっては探す手間が増えます。判断に使わない指標は、別の画面に分けるほうが親切です。
• 「リアルタイムで見られれば使われる」：判断が月に一度なら、更新も月に一度で足ります。更新頻度は判断の頻度に合わせます。
• 「見た目を整えれば定着する」：見やすさは一段目の「開かれない」に効きます。二段目・三段目には、判断と担当の決めごとが要ります。

• BIツールとは → Excelで足りる場面と、BIツールが要る場面

画面の目的を、作った担当者の頭から会社の画面台帳へ移す

「この画面は月曜の営業会議で今週追う案件を決めるため」という目的が、作った担当者の頭の中にだけあると、その人が異動した月から画面は開かれなくなります。画面ごとの目的を、会社の共有の台帳に残します。

台帳の1行は、画面の名前、判断カードの7項目、指標ごとの定義と更新の担当、最後に指標を見直した日です。画面の説明欄には、この台帳の行の場所を書きます。新しく入った人は、台帳の行を読んでから会議に出れば、画面のどこを見ればよいかが分かります。

AIに画面の数字の要約や、異常の説明を頼むときも、この台帳の行を一緒に渡します。何を決めるための画面かが分かれば、AIの要約が、決めることに必要な数字から始まります。