ダッシュボードが使われない理由

「使われない」には三つの段階がある

ダッシュボードが使われない状態は一つではありません。画面が開かれない。開かれても、何も決まらない。決まっても、次の仕事につながらない。どこで止まっているかによって、直す場所が変わります。

• 開かれない：見る理由とタイミングが、誰の予定にも入っていない。
• 見ても決まらない：数字は並んでいるが、どの数字で何を判断するかが決まっていない。
• 決まっても動けない：判断に必要な理由・担当・元の記録へ、画面から辿れない。

改善の議論は、一段目の「見やすさ」に集まりがちです。しかし配色やグラフの種類を直しても、二段目・三段目で止まっていれば、使われない状態は変わりません。

原因は、画面より前の「作る順番」にある

よくある作り方は、手元にあるデータを集め、指標を並べ、最後に「誰が見るか」を考える順番です。この順番だと、画面は完成しても、それを使って決める人と場面が後回しになります。

「全部見えれば、誰かが使うだろう」という前提で指標が増えると、見る人は自分に関係する数字を探すところから始めなければなりません。その探す手間が、開かない理由になります。

逆に、先に「毎月第2営業日、経理担当が入金期日を過ぎた請求を確認し、営業担当へフォローを依頼する」と決めてあれば、必要な数字はかなり絞られます。

IPOAで、使う場面から逆算する

sento.groupでは、ダッシュボードの設計にIPOA（Input・Process・Output・Action）を使います。最後に起きてほしいAction（行動）から、Output（画面）、Process（集計）、Input（元データ）の順に逆算する考え方です。先ほどの請求確認を四つに分けてみます。

• Action：入金期日を過ぎた請求について、担当営業へ確認を依頼する。
• Output：期日を過ぎた請求、金額、経過日数、担当営業、前回の連絡日が並ぶ一覧。
• Process：請求と入金を照合し、期日を過ぎても入金のないものだけを抽出する。
• Input：請求番号、請求日、入金期日、入金記録、担当営業、連絡の記録。

この請求確認は説明用の仮想例です。逆算すると、全社の売上推移や部門別のグラフは、この判断には要らないと分かります。一方で「前回の連絡日がどこにも記録されていない」といった業務側の不足も、画面を作る前に見つかります。

IPOAの考え方そのものは、関連記事「IPOAとは」で営業会議の例を使って解説しています。

既存のダッシュボードを立て直す手順

すでに作ったダッシュボードがある場合も、作り直す前にできることがあります。

• 一つの会議か業務を選び、その場で誰が何を決めているかを一文にする。
• 画面の各指標が、その判断に実際に使われたかを一回分の実例で確かめる。
• 使われなかった指標は外すか、別の画面へ分ける。
• 判断のあとに必要になった情報（理由、担当、元の記録）を、画面から辿れるようにする。

一度に全社の画面を直す必要はありません。一つの場面で使われ方を確かめ、そこで効いた形を次の場面へ広げるほうが、手戻りは少なくなります。

完成の基準を「表示できた」から「決まった」へ

ダッシュボードの検収を、データが正しく表示されたかどうかで終えると、受け手が判断できない問題を見逃します。

完成の確認は、実際の一回分の業務で行います。画面を見た人が、その場で判断し、次の担当と期限まで決められたか。決められなかったなら、足りないのはデータか、画面か、判断のルールか。IPOAの四つのどこで止まったかを見ると、直す場所が具体的になります。

AIに要約や分析を任せる場合も同じです。AIの出した結果を人が判断に使えないなら、足りないのはAIの性能ではなく、Actionの定義かもしれません。