CONCEPT — TENKI ZERO SEKKEI
転記ゼロ設計の始め方
SaaSからExcelへ、ExcelからExcelへ、同じデータを何度も手で移している。転記を自動化したいと思っても、根本の原因が分かっていないと、自動化しても別の転記が増える。転記ゼロ設計は、「速く転記する」ではなく「転記をなくす」ことを目指します。
転記ゼロ設計とは
転記ゼロ設計とは、手動の転記作業を自動化するだけでなく、そもそも転記が発生しない業務の形を設計することです。
「転記をRPAで自動化した」という話を聞いても、しばらくすると「例外が多くて止まった」「別の転記が増えた」という声が出てきます。転記の原因を理解せずに自動化すると、問題が移動するだけで解決しません。
転記が発生する三つの原因
転記が発生する原因を三つに分けると、対策が見えてきます。
- 場所の分断：同じデータが複数の場所にあり、手動でコピーしている
- 定義の不一致：「売上」「顧客」などの意味が場所によって違い、変換が必要
- 責任の曖昧さ：どこが正で、誰が更新するか決まっていない
場所の分断だけならAPIや連携で解消できます。定義の不一致や責任の曖昧さがある場合は、業務の取り決めが先です。
転記ゼロの状態とは
転記ゼロの状態とは、正のデータが一つに決まり、他の場所はそれを参照・連携する形になっている状態です。
「Excelに転記する」のではなく「Excelから参照する」、「別のシステムに入力し直す」のではなく「自動で連携される」——この形を作ることで、転記作業がなくなります。
sento.groupの進め方
転記ゼロ設計は、以下の手順で進めます。
- 転記が発生している作業を一つ選ぶ
- どこからどこへ、誰が、何を判断しながら転記しているかを確認する
- 原因を場所・定義・責任の三つで分ける
- 正のデータを一つ決め、連携・参照の形を設計する
- 例外処理フローを設計する（すべてを自動化せず、人が見る分岐を残す）
- 一つの業務で運用を回し、次の対象へ広げる
転記をゼロにすることがゴールではなく、転記なしで業務が回る状態をつくることがゴールです。
Excel転記の止め方との関係
本ページ（転記ゼロ設計）は、転記をなくす設計の考え方を解説しています。Excelの転記作業を具体的にどう止めるかは、「Excel転記の止め方」ページも参照ください。
自動化の手段（GAS・RPA・Zapier等）は、「GAS・定型業務自動化」で詳しく説明しています。
よくある質問
Q. 転記をゼロにするのは現実的ですか？
すべての転記をゼロにする必要はありません。判断に必要な転記と、なくせる転記を見分け、なくせる部分から設計します。
Q. RPAで転記を自動化しましたが、問題が残っています
転記の原因が定義の不一致や責任の曖昧さにある場合、自動化だけでは解決しません。業務の取り決めから見直すことをおすすめします。
Q. どの転記から始めればいいですか？
毎回同じ作業をしていて、ミスが起きやすい転記から始めると効果が見えやすいです。
Q. 費用はいくらですか？
範囲により異なります。まずは無料相談でご相談ください。
転記ゼロ設計のご相談
「毎回転記している作業」を一つ挙げるところからで構いません。現状をお聞かせください。